Een jaarplan dat werkt voor jouw school; in vijf stappen

Concreter is beter: visualiseer je projectplan

Binnen elke instelling zijn ideeën te over en bevlogen mensen die handen en voeten willen geven aan mogelijke verbeterpunten binnen hun onderwijsrealiteit. Het is een bewogen tijd geweest en er staan nog volop uitdagingen voor de boeg die een planmatige aanpak vragen. Onderstaande opzet neemt je nog eens mee van A naar beter, of andersom. Oorspronkelijk geschreven als marketingplan. Met een paar kleine aanpassingen laat zich menig project succesvol en vooral visueel uitwerken.

Veel professionals in het onderwijs staan de komende periode weer voor de uitdaging een jaarplan op te leveren. Vaak is er een vaste werkwijze en wordt het plan, volgens een bepaald format, uitgewerkt en gepresenteerd. Maar werkt dat nog wel? Zeker nu de wereld zo veranderd is? Ben jij zo’n onderwijsmedewerker en wil je het eens heel anders aanpakken? Met meer energie, vernieuwing en draagvlak? Ga dan voor een visuele werkwijze! In dit artikel lees je waarom een visuele werkwijze zo goed werkt en hoe je het kunt toepassen.

Plaatjes gaan erin als gesneden koek

Ons brein is visueel ingesteld; 75% van onze hersencapaciteit is gericht op visuele verwerking. We verwerken beelden 60.000 keer (!) sneller dan tekst en onthouden het ook nog eens veel beter. Bovendien bevatten beelden een hoge informatie dichtheid en kunnen ze conceptuele zaken als ideeën of gedachtes concreet en helder maken. Vandaar ook het gezegde ‘een beeld zegt meer dan 1.000 woorden’.

In vijf stappen naar een succesvol plan

Stap 1: Formeer een ‘winning team’

Het ontwikkelen van een succesvol plan heeft de meeste kans van slagen als je daar de juiste collega’s bij betrekt. Denk dus vooraf goed na wie het meest zouden kunnen

• Bedenk welke expertises je nodig hebt; denk hierbij ook buiten je eigen vakgebied. Iemand met andere expertise zou veel kunnen bijdragen, zeker als deze persoon ook voldoet aan onderstaande criteria.
• zorg voor een goede mix van competenties: is er  voldoende creativiteit? Ambitie? Enthousiasme? Structuur? Kritische blik? Verbinding?
• Betrek mensen met draagvlak in de organisatie en het vermogen het plan goed (informeel) uit te dragen.
• Kijk ook naar dienstjaren: kies zowel mensen die al lang in dienst zijn en de organisatie goed kennen, als mensen die kort(er) in dienst zijn en nog een ‘frisse blik’ hebben.
• Zorg voor een evenwichtige man – vrouw verhouding.
• Afhankelijk van de situatie kan het slim zijn ook een belangrijke stakeholder (denk aan directielid of leerlingen) uit te nodigen.

Stap 2: Je visie in beeld brengen

De tweede stap is gebaseerd op een belangrijk principe van management goeroe Stephen Covey: Begin bij het eind en ontwikkel een helder beeld van je bestemming.

Hoe duidelijker je dit voor ogen hebt, hoe meer het werkt als een kompas voor je strategieën en actieplannen. Visueel maken dus. Ga tekenen. Geen paniek, het gaat niet om een kunstwerk, het gaat erom dat het team begrijpt wat er wordt bedoeld. Gewoon een paar lijnen die de essentie van het einddoel weergeven.

Je kunt dit zelf (echt!), maar durf je het toch niet aan, dan kun je dit door een visual consultant of zakelijk tekenaar laten begeleiden.

Formuleer je visie met het ‘egelconcept’

Als je het einddoel nog niet zo helder voor ogen hebt, kun je gebruik maken van het ‘Egelconcept’ van Jim Collins. Hij zegt dat een organisatie moet doen als een egel. Een egel heeft maar één essentie: zichzelf oprollen tot een stekelbol als hij wordt aangevallen. Al het andere wordt genegeerd. Om als organisatie tot die essentie en volledige focus te komen, zijn er drie belangrijke vragen te beantwoorden:

1. Waarmee kunnen we als instelling de beste, meest excelente school worden?
2. Over welke activiteiten zijn we het meest gepassioneerd.
3. Waarmee kunnen we onze missie zo goed mogelijk uitdragen of bestendigen?

Deze stap is voor veel scholen lastig. Maar heel belangrijk! Bepaal welke kwantitatieve doelen horen bij jouw droom. Stel concrete, ambitieuze doelen, die wel haalbaar zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan aantallen deelnemers, verdere implementatie van online onderwijs, duurzaamheidsbeleid, leeropbrengsten, innovatieve karakter; de samenwerking met externen als midden- en kleinbedrijf, met ouders of een nieuwe doelgroep of een medewerkerstevredenheidsscore, etc.

Omdat je voor het einddoel groots hebt gedacht, haal je de bijbehorende kwantitatieve doelen waarschijnlijk niet binnen één jaar. Je kunt het einddoel daarom opknippen en bepalen wat je het komende jaar wilt bereiken, om over twee of drie jaar het grote doel te behalen. Wees zo concreet mogelijk. Wanneer gaat de champagne open?

Stap 4: Concrete strategieën

Om te bepalen welke stappen je moet nemen om jouw droom te bereiken, stel je eerst vast waar je nu staat. Wat gaat goed en waarmee wil je zeker doorgaan? Wat gaat niet goed, moet echt anders of stoppen? Wat zijn obstakels? Waar heb je wel invloed op en waarop niet?

De antwoorden op deze vragen zijn de basis voor de strategieën, die moeten leiden naar het einddoel. Bepaal er maximaal vijf. Keuzes maken dus, hoe lastig dat ook is. Bedenk dat niet kiezen altijd leidt tot middelmatigheid. En daarmee red je het niet!

Succesvolle strategieën zijn specifiek en concreet. Om dat te bereiken helpt het gedachtes en ideeën visueel te maken. Tekenen dus! Want, zoals eerder vermeld, beelden maken conceptuele zaken als gedachtes en ideeën helder en concreet. Bovendien stimuleren beelden creativiteit en probleemoplossend vermogen. Niet onbelangrijk bij het vaststellen van strategieën :-). En ook hier geldt: het tekenen kun je zelf. Maar professionele hulp inschakelen kan natuurlijk ook.

Stap 5: Een actieplan en KPI’s

De laatste stap in het proces is het vertalen van de strategieën naar concrete acties. Ook iets waar veel bedrijven mee worstelen. Je zult echter zien dat wanneer een strategie specifiek en concreet is, de actieplannen er bijna automatisch uitrollen. En vervolgens ook de KPI’s (Key Performance Indicators), de meetpunten die je stelt om te bepalen of je op de goede weg bent richting het behalen van je doelen.

Niet verrassend: ook hier geldt weer hoe concreter hoe beter. Wie gaat wat, wanneer doen, met welk resultaat. En hoe precies meet je dat? Visueel maken helpt ook hier. Maak een visueel aantrekkelijk schema dat je kunt ophangen op een centrale plek, zodat iedereen precies ziet wat er is afgesproken én er regelmatig aan wordt herinnerd.

Het plan is de leidraad

Als je alle vijf stappen goed doorloopt, heb je een inspirerend, ambitieus en concreet plan, dat je het hele jaar als leidraad voor alle activiteiten kunt gebruiken. Bovendien kan het dienen als input voor bijvoorbeeld teamoverleg, backlogs, sprints, kwartaalplanningen, resultaatsafspraken.

Blijf zicht houden op ‘the bigger picture’

Om ervoor te zorgen dat iedereen gefocussed blijft op het einddoel, kun je dit visueel laten maken en groot ophangen aan de muur: letterlijk ‘the bigger picture’ dus! Een leuke, effectieve (dagelijkse) reminder voor alle collega’s.

Plan bovendien een aantal structurele evaluatiemomenten in om met elkaar te bepalen of jullie op koers liggen. Gaat alles volgens plan of moet er bijgestuurd worden? Is iedereen nog bezig met de afgesproken acties of zijn er toch andere (‘nice to have’) zaken ingeslopen? Zijn er al subdoelen behaald en kan er dus een feestje gevierd worden? Zeker doen! Dat stimuleert een ‘winning mindset’ en geeft nieuwe energie voor de volgende doelen. Kortom, sta even stil, check de koers, vier een feestje waar het kan en stuur bij waar nodig.

Dan zul je zien dat een plan niet een stapel ongelezen papier hoeft te zijn, maar werkt als een inspirerende, concrete leidraad naar succes. Een plan dat werkt dus!

Lees ook:

Meer weten?

Neem gerust contact met me op.