AI gebruiken op het werk wordt normaal | Welke afspraken maakt jouw school?

AI gebruiken voor een e-mail, presentatie, samenvatting of eerste opzet van een tekst wordt steeds gewoner. Ook binnen het onderwijs ontdekken medewerkers hoe generatieve AI hen kan ondersteunen bij hun dagelijkse werkzaamheden. Dat geldt niet alleen voor docenten, maar ook voor schoolleiders, HR-medewerkers, beleidsadviseurs en bestuurders. De discussie over AI richt zich vaak op wat leerlingen en studenten ermee mogen doen, terwijl medewerkers dezelfde technologie inmiddels ook gebruiken. Dat roept een nieuwe vraag op: welke afspraken maakt een onderwijsorganisatie eigenlijk over AI-gebruik op het werk?

Van bijzonder hulpmiddel naar dagelijks gereedschap

Generatieve AI ontwikkelt zich snel van iets waarmee vooral werd geëxperimenteerd naar gereedschap voor alledaagse werkzaamheden. Een docent kan AI gebruiken voor een eerste opzet van lesmateriaal, terwijl een beleidsmedewerker hulp kan vragen bij het structureren van een document. HR kan de technologie inzetten om ideeën voor een vacaturetekst te verzamelen en een schoolleider kan een lange tekst laten samenvatten. Daarmee komt AI steeds dichter bij gewone kantoorsoftware te staan. Juist daarom is het verstandig om niet alleen te bespreken óf medewerkers AI mogen gebruiken, maar vooral hoe zij dat verantwoord kunnen doen.

Ook de minister gebruikt AI

Hoe normaal het gebruik wordt, bleek onlangs opnieuw in het onderwijs. Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Rianne Letschert gebruikte AI bij het maken van een toespraak, zo meldde Profielen van Hogeschool Rotterdam. Dat is interessant omdat juist binnen het onderwijs veel wordt gesproken over de vraag wanneer het gebruik van AI wel en niet passend is. Wanneer studenten, docenten, bestuurders en beleidsmakers allemaal toegang hebben tot dezelfde hulpmiddelen, wordt een volledig verbod steeds minder vanzelfsprekend. De discussie verschuift daardoor naar transparantie, verantwoordelijkheid en professioneel gebruik. Niet alleen de technologie, maar vooral de manier waarop iemand ermee werkt, verdient aandacht.

Mag een docent AI gebruiken voor feedback?

In de praktijk ontstaan al snel situaties waarop geen eenvoudig antwoord bestaat. Mag een docent een tekst van een student invoeren in een AI-tool om suggesties voor feedback te krijgen? Kan een schoolleider AI gebruiken om een verslag van een personeelsgesprek samen te vatten? En mag HR sollicitatiebrieven door een AI-toepassing laten analyseren? Bij zulke voorbeelden spelen naast gemak ook privacy, vertrouwelijkheid en professionele verantwoordelijkheid een rol. Onderwijsorganisaties doen er daarom goed aan concrete praktijksituaties te bespreken in plaats van alleen een algemene regel als ‘gebruik AI verstandig’ op te stellen.

Privacy begint bij wat je invoert

Een belangrijk aandachtspunt is de informatie die medewerkers met een AI-toepassing delen. In het onderwijs wordt dagelijks gewerkt met persoonsgegevens en soms met gevoelige of vertrouwelijke informatie over leerlingen, studenten en medewerkers. Kennisnet adviseert scholen daarom onder andere om persoonsgegevens en vertrouwelijke gegevens niet zomaar in AI-tools in te voeren. Ook is het verstandig om alleen toepassingen te gebruiken waarvan de organisatie de risico’s heeft onderzocht en duidelijke afspraken heeft gemaakt over gegevensverwerking. Een medewerker moet dus niet alleen weten wat een AI-tool kan, maar ook welke informatie er juist níét in thuishoort. Daar ligt een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor ICT, privacyprofessionals, leidinggevenden en HR.

AI neemt de professionele verantwoordelijkheid niet over

Een tekst die goed klinkt, hoeft inhoudelijk nog niet juist te zijn. Generatieve AI kan fouten maken, informatie verzinnen of belangrijke context missen. Dat betekent dat medewerkers verantwoordelijk blijven voor wat zij uiteindelijk versturen, publiceren of gebruiken. Een docent die met AI lesmateriaal maakt, moet dat materiaal dus zelf controleren. Hetzelfde geldt voor een HR-adviseur die AI gebruikt voor een vacaturetekst of een leidinggevende die ondersteuning vraagt bij een beleidsdocument. Een bruikbare afspraak is daarom dat AI mag ondersteunen, maar dat de medewerker verantwoordelijk blijft voor het eindresultaat.

Wanneer moet je vertellen dat je AI hebt gebruikt?

Ook transparantie verdient aandacht. Bij een korte interne e-mail zal het meestal niet nodig zijn om te vermelden dat AI heeft geholpen bij de formulering. Bij een onderzoeksrapport, beoordeling, beleidsstuk of belangrijke toespraak kan die afweging anders liggen. Kennisnet adviseert scholen om duidelijk te maken wanneer en hoe generatieve AI gebruikt mag worden en benadrukt dat openheid kan bijdragen aan vertrouwen. Onderwijsorganisaties kunnen daarom bepalen in welke situaties medewerkers het gebruik van AI moeten vermelden. Zo voorkom je dat iedere medewerker zelf een andere grens kiest.

HR heeft meer te doen dan een protocol schrijven

Voor HR ligt hier een bredere taak dan het opstellen van regels. Wanneer AI onderdeel wordt van het werk, hebben medewerkers kennis nodig om er verantwoord mee om te gaan. Dat vraagt om AI-geletterdheid: begrijpen wat AI kan, waar risico’s zitten en wanneer menselijke beoordeling nodig blijft. Scholing kan daarbij helpen, maar medewerkers moeten ook ruimte krijgen om ervaringen en dilemma’s met elkaar te bespreken. HR kan die ontwikkeling verbinden aan bestaande programma’s voor professionalisering en leren op de werkplek. Daarmee wordt verantwoord AI-gebruik onderdeel van professionele ontwikkeling in plaats van een los ICT-project.

Begin met vijf duidelijke afspraken

Een uitgebreid AI-beleidsdocument is niet altijd de beste eerste stap. Medewerkers hebben vooral behoefte aan duidelijke kaders die ze tijdens hun werk kunnen toepassen. Een onderwijsorganisatie kan bijvoorbeeld afspraken maken over welke AI-tools gebruikt mogen worden, welke informatie nooit mag worden ingevoerd en wanneer AI-gebruik gemeld moet worden. Daarnaast moet duidelijk zijn dat medewerkers AI-output controleren voordat zij deze gebruiken en bij wie zij terechtkunnen wanneer zij twijfelen. Kennisnet heeft hiervoor schoolafspraken en een toolkit ontwikkeld waarmee teams het gesprek over generatieve AI kunnen voeren. Het voordeel van zulke gezamenlijke afspraken is dat AI niet alleen van bovenaf wordt gereguleerd, maar medewerkers zelf nadenken over verantwoord gebruik.

Van verbieden naar verantwoord gebruiken

AI zal waarschijnlijk steeds vaker onderdeel worden van het dagelijkse werk in het onderwijs. Daardoor wordt de vraag of medewerkers AI mogen gebruiken minder interessant dan de vraag onder welke voorwaarden dat gebeurt. Onderwijsorganisaties kunnen wachten tot zich een incident voordoet, maar kunnen ook nu al het gesprek voeren over privacy, transparantie en professionele verantwoordelijkheid. Daarbij horen duidelijke kaders én voldoende ruimte om te leren. Goed AI-beleid helpt medewerkers om nieuwe mogelijkheden te benutten zonder belangrijke onderwijswaarden uit het oog te verliezen. Zo wordt verantwoord AI-gebruik onderdeel van professioneel werken.

Meer lezen over AI gebruiken op het werk in het onderwijs

Kennisnet heeft een praktische handreiking en toolkit ontwikkeld waarmee scholen afspraken kunnen maken over generatieve AI. Daarnaast biedt Kennisnet informatie over privacy en AI, waaronder aandachtspunten voor persoonsgegevens, goedgekeurde toepassingen en AI-geletterdheid. Wie het nieuwsfeit achter dit artikel wil lezen, kan terecht bij Profielen van Hogeschool Rotterdam. Deze bronnen bieden een goede aanleiding om binnen het eigen team te bespreken wat verantwoord AI-gebruik in de praktijk betekent. Het belangrijkste is daarbij niet om voor iedere situatie direct een regel te bedenken, maar om medewerkers houvast te geven voor professionele keuzes.