Ontdek hoe je een jaarplan in het onderwijs visueel maakt en vertaalt naar heldere ambities, doelen, strategieën en concrete acties.
Het jaarplan voor het nieuwe schooljaar is gemaakt. De doelen zijn bepaald, de prioriteiten zijn vastgesteld en de acties zijn beschreven. Iedereen weet waar de school dit jaar aan wil werken.
Of toch niet?
In de dagelijkse praktijk komen er al snel nieuwe vragen, onverwachte situaties en andere prioriteiten voorbij. Voor je het weet raakt het jaarplan op de achtergrond en gaat iedereen weer over tot de orde van de dag.
Hoe zorg je ervoor dat de plannen ook echt gaan leven in het team? Dat iedereen weet wat de belangrijkste doelen zijn, welke keuzes zijn gemaakt en wat dat betekent voor de dagelijkse praktijk?
Een visuele werkwijze kan daarbij helpen. Door het jaarplan terug te brengen tot de essentie en zichtbaar te maken wat de komende periode belangrijk is, ontstaat overzicht en blijft de gezamenlijke koers in beeld.
In dit artikel lees je hoe je jullie jaarplan visueel kunt vertalen naar een ambitie, concrete doelen, strategieën en acties. Zodat het plan niet in een digitale map verdwijnt, maar gedurende het schooljaar zichtbaar en bruikbaar blijft.
Een plaat ordent informatie op plek: wat bij elkaar hoort, staat bij elkaar. Je hoeft niet te zoeken, te onthouden en zelf de verbanden te leggen, zoals dat in (grote) stukken tekst vaak wel nodig is. In een plaat zie je verbanden direct.
Larkin en Simon beschreven dat al in 1987. Simon, cognitief psycholoog en Nobelprijswinnaar, was een van de grondleggers van de cognitiewetenschap. Hun punt: een diagram maakt zichtbaar wat in tekst impliciet blijft en er zelf uit afgeleid moet worden. Beeld geeft dus overzicht.
En dat is wat je doet als je een uitgebreid jaarplan visueel gaat maken. Een jaarplan bevat vaak veel informatie: verschillende doelen, acties, verantwoordelijkheden en deadlines. Op papier kan dat al snel een hele lijst worden.
Door de belangrijkste informatie visueel te maken, ontstaat overzicht. Je ziet sneller wat bij elkaar hoort, waar de prioriteiten liggen en welke acties nodig zijn.
En misschien nog belangrijker: een visueel overzicht kun je samen bekijken, bespreken en erbij pakken tijdens een teamoverleg. In de organisatiekunde heet zoiets een boundary object: een object dat flexibel genoeg is om bij ieders eigen situatie te passen en tegelijk stevig genoeg om voor iedereen hetzelfde te blijven. Een ieder gebruikt de basis om dit toe te passen in de eigen situatie.
Door het jaarplan visueel te vertalen maak je er een praktisch werkdocument van. Een overzicht dat helpt om keuzes te maken, acties uit te voeren en gedurende het schooljaar zicht te houden op de voortgang.
Pak het bestaande jaarplan er dus bij en kijk er met een frisse blik naar.
Begin bij het grotere geheel. Wat is het belangrijkste voor jullie dit schooljaar? Niet de losse doelen, maar het overkoepelende doel daarboven: de ambitie.
Staat die in één heldere, concrete zin beschreven? Zo ja, schrijf die op. Zo niet, formuleer hem dan eerst met elkaar.
En bepaal vervolgens samen hoe dat eruitziet. Welk beeld roept die ambitie op? Hoe ziet het eindresultaat eruit als het gelukt is? Wat merken leerlingen, collega’s of ouders daarvan? Hoe duidelijker dat beeld, hoe beter. Stephen Covey noemde dat begin with the end in mind: je weet pas welke kant je op moet als je voor je ziet waar je uit wilt komen.
Ga dus tekenen. Geen paniek, het hoeft geen kunstwerk te worden. Een paar eenvoudige symbolen, woorden en pijlen zijn vaak al genoeg. Door de ambitie letterlijk voor je te zien, wordt het makkelijker om er met elkaar over te praten. Iedereen kan er vanuit zijn eigen perspectief iets aan toevoegen.
Zet de ambitie bovenaan je vel. Dat is het vertrekpunt voor de rest.
Kijk daarna naar de doelen in het plan. Welke concrete doelen staan er? En zijn ze duidelijk genoeg voor iedereen? Een doel als ‘we willen de samenwerking verbeteren’ klinkt mooi, maar wat betekent dat in de praktijk?
Waar de ambitie kwalitatief en inspirerend mag zijn, moeten de doelen juist zo kwantitatief mogelijk zijn. Wat moet er aan het einde van het schooljaar anders zijn? Waaraan kun je zien dat jullie het doel hebben bereikt?
Maak de doelen die nog te vaag zijn dus scherper. Schrijf ze op in één zin, als het kan met een getal of percentage erbij. Zet deze vervolgens onder elkaar, onder de ambitie.
Welke stappen of strategieën staan er in het plan om de doelen en de ambitie te behalen? Zijn het er meer dan vijf? Bepaal dan met elkaar welke vijf het belangrijkst zijn. Een jaarplan bevat al snel meer dan een team tegelijkertijd kan uitvoeren.
Een handige manier om dit te doen is door alle stappen op losse kaartjes of post-its te zetten. Vervolgens kun je ze ordenen en groeperen. Welke horen bij elkaar? Welke zijn belangrijk voor meerdere doelen? En waar zit overlap? Je zult zien dat er al snel een duidelijker beeld ontstaat.
Ook hier geldt: de stappen moeten heel concreet zijn. Schrijf per strategie één korte zin op en teken er een beeld bij. Juist door te bedenken welk beeld erbij hoort, raak je de kern. Lukt dat niet, dan is de stap waarschijnlijk nog te vaag.
Zet de strategieën rechts naast de doelen. Je ziet dan goed de samenhang tussen de doelen en de manier waarop je deze wilt gaan bereiken.
Een doel op papier is natuurlijk nog geen resultaat. Er moeten acties aan gekoppeld worden. Staat dat al beschreven in het plan? Vaak nog niet. Wie wat precies gaat doen en wanneer, wordt meestal overgelaten aan het team.
Stel dat dus samen vast. Wat moet er gebeuren om iedere strategie invulling te geven? Wie gaat dat doen? Wanneer? En wat is daarvoor nodig?
Schrijf de acties rechts naast de strategieën. En maak deze ook weer zo concreet mogelijk. ‘We gaan meer aandacht besteden aan ouderbetrokkenheid’ is iets anders dan ‘in december organiseert Annemarie een ouderavond over…’. Hoe concreter de actie, hoe makkelijker het wordt om ermee aan de slag te gaan. En om de voortgang te volgen.
Probeer het aantal acties beperkt te houden of te clusteren. Een lange lijst werkt vaak minder goed dan een overzicht met een aantal duidelijke actiepunten. Je kunt deze in je dagelijkse werk opsplitsen in kleinere taken.
Nu heb je in één overzicht staan waar jullie dit jaar naartoe werken: van de ambitie, via de doelen en de strategieën, naar wie wat wanneer doet. Geen kunstwerk, maar een heldere concrete weergave. Door te werken met simpele iconen kun je deze visualisatie zelf maken. Echt! Wil je toch hulp? Dan kan een specialist in visuele communicatie je helpen.
Dan komt misschien wel de belangrijkste stap: zorg ervoor dat het plan zichtbaar blijft. Hang het visuele plan bijvoorbeeld op in de teamkamer of maak er een digitaal overzicht van dat je makkelijk kunt delen.
Je kunt de voortgang eenvoudig zichtbaar maken met vinkjes, kleuren of symbolen. Ook hier hoeft het geen kunstwerk te worden. Het gaat om de informatie.
En vergeet vooral niet om successen zichtbaar te maken. Is een doel behaald? Zet er een grote vink bij. Is een belangrijke mijlpaal bereikt? Vier het! Dat geeft energie en maakt zichtbaar hoeveel er al is bereikt.
In de dagelijkse praktijk is het makkelijk om vooral bezig te zijn met wat er vandaag moet gebeuren. Juist daarom is het belangrijk om regelmatig uit te zoomen.
Plan daarom een aantal structurele momenten in om samen naar het overzicht te kijken. Het kan dienen als input voor teamoverleg, studiedagen, kwartaalplanningen en evaluatiemomenten. En doordat het overzicht zichtbaar blijft, hoef je niet iedere keer opnieuw door het volledige jaarplan heen.
Waar staan we? Wat hebben we al gedaan? Zijn er acties blijven liggen? Zijn we nog met de juiste dingen bezig? Zijn er nieuwe ontwikkelingen die invloed hebben op de koers?
Een plan staat tenslotte nooit helemaal los van de praktijk. Soms verandert er iets en moet je een keuze opnieuw bekijken. Dat is geen probleem. Juist door het plan zichtbaar te maken, zie je sneller waar een verandering gevolgen heeft.
Zo wordt een jaarplan meer dan een document dat aan het begin van het schooljaar wordt vastgesteld. Het kan een inspirerende, concrete leidraad worden waar het team gedurende het hele jaar mee werkt.
Larkin, J. H. & Simon, H. A. (1987). Why a diagram is (sometimes) worth ten thousand words. Cognitive Science, 11(1), 65–100. Bekijk de publicatie.
Star, S. L. & Griesemer, J. R. (1989). Institutional ecology, ‘translations’ and boundary objects: Amateurs and professionals in Berkeley’s Museum of Vertebrate Zoology, 1907–39. Social Studies of Science, 19(3), 387–420. Bekijk de publicatie.
WORD LID
Met Onderwijscommunity maken we het werkveld iedere dag een stukje beter en mooier. Meld je gratis aan als lid, maak verbinding, haal én breng kennis, maak je eigen ledenprofiel, connect met andere leden en meer.
PUBLICEER
Heb je een uniek en interessant artikel geschreven en denk je dat deze interessant kan zijn voor de leden van Onderwijscommunity? Stuur deze dan in via het formulier en wij gaan er mee aan de slag.
