Financiële onderwijsadministratie? 5 redenen vóór niet-uitbesteden

Wat een ander doet, is altijd duurder

De onderwijsadministratie is misschien wel de moeilijkste financiële administratie die er is. Uitbesteden lijkt voor de hand te liggen. Maar er zijn goede argumenten te noemen om het in eigen hand te houden.

Administratiebureaus leven niet van de lucht. Dat hoeft natuurlijk ook niet: voor goed werk mogen ze best goed betaald krijgen. Dat neemt niet weg dat je intern voor datzelfde geld meer gedaan krijgt. De administratie in jouw organisatie hoeft immers niet ook nog ondernemersrisico’s af te dekken en overwinst te boeken – op kosten van jouw organisatie. 

Met zelf doen komt inzicht, en betere keuzes

Uitbesteden is makkelijk. Het scheelt je eigen organisatie werk, en je hoeft je minder in de administratie te verdiepen. Het nadeel is dat dat ten koste gaat van de grip die je hebt op de geldstromen. Dat is al risicovol omdat accountantscontroles steeds scherper worden. Ook als je uitbesteedt, blijf je immers zelf eindverantwoordelijk. Bovendien krijg je veel meer inzicht in je eigen cijfers als je er zélf mee aan de slag bent. Dat inzicht helpt je vervolgens om de beste keuzes voor je organisatie te maken.

Van automatiseren word je scherper

De financiële administratie doe je niet meer op papier – en bij voorkeur ook niet in Excel. Al is het maar omdat goede administratieve software je veel werk uit handen kan nemen. En hoe meer je je processen automatiseert en digitaliseert, hoe meer inzicht je krijgt in die processen. En daarmee in het verbeterpotentieel. Wat je automatiseert, moet je immers afpellen. Dat is dé kans om processen te optimaliseren.

Ten alle tijde toegang tot de cijfers

Precies weten hoe het er op dit moment voorstaat met het specifiek budget? Precies zien hoeveel formatie je over twee maanden nodig hebt? Nu opzoeken waar vorige maand dat ene bedrag aan uitgegeven is? Geen probleem – als je de administratie intern doet. Meestal óók geen probleem als je uitbesteedt hoor. Maar dan heb je er vaak wel extra kosten van – en moet je er langer op wachten.

Inrichten naar eigen inzicht

Administratiebureaus werken met standaarden, bijvoorbeeld met standaardrapportages. Dat is logisch. En vaak ook heel prettig. Maar het is niet gezegd, dat die standaard altijd aansluit bij wat jij wilt weten. Of wat leraren, managers of directeuren willen weten. Als je zelf je rapportages en dashboards in kunt richten, kun je dus ook informatie op maat leveren.

Is jouw organisatie groot genoeg?

Natuurlijk – wij zien vooral de voordelen van insourcen. Maar we zien ook dat het niet voor iedereen de ideale oplossing is. Omdat het soms vraagt om een aanstelling die ten koste gaat van de onderwijsformatie. Daar komt bij dat het wel een serieuze investering in kennis vergt. De  aanloopkosten zijn een reële post. Dat maakt ook dat het afbreukrisico vrij groot kan zijn. Als je een paar jaar investeert in één iemand die de administratie doet, is het vervelend als die persoon vertrekt. Dat zijn valide argumenten – voor organisaties tot pak ‘m beet 400 medewerkers. Daarboven niet. Daar vallen de relatieve kosten van de backoffice écht weg tegen de winst in geld, grip en inzicht.