Tijd om te oogsten
De Universiteit Twente fungeert als katalysator in high-tech communities en sectoren met sterke banden in uiteenlopende industrieën en maatschappelijke domeinen. De UT participeert in baanbrekende, wereldomspannende netwerken en programma’s en manifesteert zich daarmee als een uitgesproken ondernemende universiteit. Ze biedt werkgelegenheid aan ruim 3.000 medewerkers die met elkaar jaarlijks ongeveer 13.000 studenten opleiden. De UT onderhoudt een actief netwerk van meer dan 45.000 alumni over de hele wereld.
Implementatie ten tijde van corona
Sinds 1 januari 2021 werkt de HR-afdeling van de Universiteit Twente (UT) met de software van AFAS. Ruim een jaar later zijn er weliswaar aansprekende resultaten geboekt, maar zonder slag of stoot ging dat niet. De implementatie van de nieuwe HRM/Payroll-software bij de Universiteit Twente werd geplaagd door corona. De zaken liepen daardoor soms anders dan gepland. Daar kunnen HR Director Hans Oeloff en Advisor HR Analytics Rens Brinkman over meepraten. Brinkman werkt bij het onderdeel HR Services van de UT. Naast de coördinatie van het functioneel beheer is hij onder andere ook verantwoordelijk voor payroll en management informatie. Hij werkt sinds 2000 bij de UT. Zijn collega Hans Oeloff begon in 2015 bij de universiteit als Directeur Studentenzaken. Begin 2020 werd hij benoemd als Director HR, toen de voorbereidende werkzaamheden voor de implementatie van de HRM/Payroll-software van AFAS in volle gang waren. ‘Ik viel met mijn neus in de boter.’
Cao als standaard onderdeel
In de oude situatie gebruikte de UT een gecombineerde ERP-oplossing voor Finance en HR. Omdat die aan het einde van zijn levenscyclus was, is men op de universiteit jaren geleden al gaan nadenken over alternatieve oplossingen. Weer samen met Finance in één pakket of liever best of breed voor HR? Brinkman: ‘Die discussie viel uit in het voordeel van de tweede optie omdat we een zo goed mogelijk HR-product wilden.’
Voor de aanschaf van nieuwe software deed de UT in 2019 een (verplichte) Europese aanbesteding; een zwaar traject waar heel veel documentatie bij komt kijken. Uiteindelijk schreven drie Nederlandse leveranciers op de aanbesteding in. Daarvan kwam AFAS als beste uit de bus. ‘Op de meeste onderdelen stak hun ERP-oplossing voor HRM en Payroll er met kop en schouders bovenuit’, stelt Brinkman. ‘Ook omdat onze cao standaard onderdeel van het pakket uitmaakt, dat was voor ons een belangrijke eis. We hebben een aantal demosessies gehad en vervolgens ook met een aantal collega’s uit de organisatie het product getest.’ Daarmee was de keuze voor AFAS definitief en kon begin 2020 worden gemaakt met de implementatie. Brinkman: ‘Ons team van vijf functioneel beheerders heeft samen met de consultants van AFAS de implementatie enthousiast opgepakt. We waren drie maanden onderweg en toen moest door corona ineens alles allemaal online.’
Self service is het streven
De uitdaging was toen om iedereen online mee te krijgen in de nieuwe manier van werken. De scenario’s die klaarlagen om studenten te mobiliseren die als een soort EHBO’ers gebruikers tijdens de implementatie zouden ondersteunen, konden de prullenbak in. Van de feedback van een breed samengestelde klankbordgroep kon gelukkig nog wel gebruik worden gemaakt. Daarnaast werden er meerdere instructievideo’s voor gebruikers ontwikkeld. ‘Corona heeft onze implementatie weliswaar dwarsgezeten, maar we hebben alles uit de kast getrokken om onze mensen mee te nemen in de verandering’, kijkt Oeloff terug. Ook de samenwerking met AFAS was wat hem betreft prima. ‘Er is knetter-, knetter-, knetterhard gewerkt door iedereen, want er zijn altijd wel perikelen bij een nieuw systeem.’
Daardoor werden sommige oorspronkelijke doelstellingen bijgesteld. ‘We wilden zo veel mogelijk self service bij medewerkers en leidinggevenden onderbrengen’, blikt Brinkman terug. ‘Daar zijn we een beetje van teruggekomen omdat er wel heel veel werk op het bordje van leidinggevenden terecht dreigde te komen. Wij wilden het voor onze leidinggevenden simpel houden door als HR inhoudelijke ondersteuning te bieden’, aldus Brinkman die zegt er nog steeds naar te streven om op de wat langere termijn meer self service operationeel te hebben dan nu het geval is.
Vooruitstrevend en toch behouden
Oeloff: ‘Ongeveer in diezelfde periode hoorden we geluiden van andere universiteiten die tegen dezelfde issues aanliepen. De governance van een universiteit is behoorlijk ingewikkeld. Dat vraagt het nodige van de inrichting van een softwarepakket, bijvoorbeeld voor wat betreft autorisaties.’ Het is ook een beetje de aard van het beestje, beseft Oeloff. ‘Ik werk mijn hele leven al in kennisinstellingen en overal zie ik passievolle medewerkers die bezeten zijn van hun vak en altijd een stevige mening paraat hebben. Die meningen zijn echter lang niet altijd eensluidend en dat leidt tot verschillende wensen die elkaar deels tegenspreken. Of soms niet uitvoerbaar zijn en dat maakt het automatiseren bij een universiteit uitdagender dan bij andere instellingen.’
Brinkman herkent zich daar wel in. ‘We zijn als universiteit verschrikkelijk innovatief bezig op allerlei wetenschappelijke gebieden. Maar als er zo’n ingrijpende systeemwijziging komt, dan zijn we ineens niet meer zo vernieuwend. Dan houden we liever krampachtig vast aan de oude systemen. Dat geldt soms ook voor mezelf hoor. Ik was bijvoorbeeld helemaal gek op de oude verlofapplicatie.’ Oeloff en Brinkman realiseren zich: het is een gewenningsproces waar iedereen doorheen moet. Dat betekent overigens niet dat er ruim een jaar na de livegang geen aansprekende resultaten zijn geboekt.
Trust over control bevordert kwaliteit
‘Door over te stappen op AFAS heeft de UT meer dan twintig andere applicaties kunnen uitfaseren’, stelt Oeloff. Daardoor is het IT-landschap een stuk overzichtelijker geworden. Bovendien draagt de nieuwe software volgens Oeloff bij aan de realisatie van organisatiedoelstellingen. ‘Onderdeel van onze missie is dat we streven naar ‘Trust over control’. Bij heel veel processen hadden we soms wel zeven controlestappen ingebouwd voordat er een besluit kon worden genomen. Het streven was om dat aantal terug te brengen naar twee. Op een kleine hoeveelheid uitzonderingen is dat in de praktijk goed gelukt.’
HRM-software versoepelt onboarding
Ook de onboarding van nieuwe medewerkers is sterk verbeterd, benadrukt Brinkman. ‘Mede dankzij de digitale ondertekening van contracten loopt dat proces als een zonnetje. Alleen nieuwe medewerkers in landen als Turkije en Iran of Iran hebben soms te maken met providers die sms voor digitaal ondertekenen niet ondersteunen. Daar moeten we dan een workaround voor verzinnen, maar voor de rest gaat het als een tierelier. Daar winnen we heel veel tijd en vooral ook kwaliteit mee.’
Ook dat nu alle medewerkers hun complete dossier kunnen inzien is volgens Brinkman een stap vooruit. ‘Het gevolg daarvan is wel dat je meer vragen krijgt. Mensen zien dingen in het systeem en vragen zich af: waarom is dit zo?’ Een vergelijkbaar effect treedt volgens Brinkman op doordat medewerkers zeggen: ‘nou, als dit kan, kan dat dan ook?’ ‘Meestal kan dat wel, maar ontbreekt de capaciteit om het meteen te regelen. Omdat de verlanglijst van wensen steeds langer wordt, hebben we nu een vacature voor een functioneel beheerder uitgezet.’
Gebruiksgemak als grootste winst
Wat heeft de overgang op de nieuwe HRM/Payroll-software de UT per saldo opgeleverd? ‘Voor zover we dat nu kunnen overzien, besparen wij qua ondersteuning in ieder geval nog niet op fte’s’, zegt Oeloff. ‘Het werk is verschoven van programmeurs naar de functioneel beheerders. De echte return on investment zit ‘m vooral in het gebruiksgemak voor een heleboel mensen. Heel eenvoudig verlof aanvragen, al dan niet met de Pocket App. Een werkgeversverklaring heb je met één druk op de knop. De loonstrook idem dito. Dat werkt allemaal uitstekend, dus daar hoor je de mensen niet zo gauw over.’ Brinkman valt hem bij met de opmerking: ‘Net als het feit dat wij heel 2021 de salarissen keurig netjes op tijd hebben betaald. Dat wordt door iedereen als normaal ervaren.’ Toekomstige ambities van de UT zijn het inrichten van de opleidingenmodule en de gesprekscyclus. Volgens Brinkman gaat zijn organisatie in de loop van 2022 profiteren van alle geleverde inspanningen. ‘We gaan echt oogsten.’
Wil je meer weten over de HRM/Payroll software van AFAS? We komen graag met je in contact!
