Scholen moeten de betaalde versie van Google Workspace gebruiken voor betere gegevensbescherming binnen de EU.
Google Workspace is een populaire tool in het onderwijs, maar om deze veilig te gebruiken, moeten scholen kiezen voor de betaalde versie. Alleen deze versie biedt de optie om gegevens binnen de Europese Unie op te slaan, wat belangrijk is voor het naleven van de strenge EU-privacywetgeving. In dit artikel leggen we uit waarom de betaalde versie nodig is en hoe scholen de privacy van hun leerlingen kunnen waarborgen.
Google Workspace in de gratis versie slaat gegevens niet gegarandeerd binnen de EU op. Dit kan problemen opleveren met de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De betaalde versie biedt wel deze mogelijkheid, wat betekent dat persoonsgegevens beter beschermd zijn tegen toegang door niet-EU overheidsdiensten.
Bij het gebruik van Google Workspace is er een risico dat gegevens worden ingezien door Google-medewerkers buiten de EU. Dit vormt een privacyrisico, aangezien deze landen vaak niet dezelfde beschermingsniveaus bieden als de EU. Een recent onderzoek wees op deze gevaren en gaf tips om ze te verminderen.
Voor scholen betekent dit dat het gebruik van de gratis versie van Google Workspace kan leiden tot ongewenste toegang tot gevoelige gegevens. Dit kan bijvoorbeeld informatie zijn over leerlingen, docenten en administratief personeel. Het beschermen van deze gegevens is niet alleen wettelijk verplicht, maar ook essentieel voor het behouden van vertrouwen binnen de schoolgemeenschap.
Er zijn enkele stappen die scholen kunnen nemen om de veiligheid van hun gegevens te waarborgen:
SURF en SIVON, organisaties die zich richten op ICT-innovaties in het onderwijs, hebben uitgebreid onderzoek gedaan naar de veiligheid van Google Workspace. Hun aanbevelingen zijn duidelijk: gebruik de betaalde versie en pas de beveiligingsinstellingen aan om de bescherming van persoonsgegevens te optimaliseren.
Het onderzoek van Privacy Company, uitgevoerd in opdracht van SURF en SIVON, heeft aangetoond dat de gratis versie van Google Workspace niet voldoet aan de strenge eisen van de AVG. De betaalde versie biedt daarentegen wel de nodige functies en instellingen om de gegevensbescherming te waarborgen. Dit onderzoek benadrukt ook het belang van continue monitoring en aanpassing van de gebruikte IT-tools om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de laatste wet- en regelgeving.
Het advies aan scholen is om de bevindingen van het onderzoek serieus te nemen en de aanbevolen stappen te implementeren. Dit omvat niet alleen het gebruik van de betaalde versie, maar ook het regelmatig evalueren van de gebruikte tools en het bijwerken van de beveiligingsmaatregelen waar nodig. Door deze proactieve aanpak kunnen scholen de privacy van hun leerlingen en personeel effectief beschermen.
Het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) heeft aan de Tweede Kamer bevestigd dat Google Workspace veilig te gebruiken is binnen het onderwijs, mits scholen zelf bepaalde maatregelen nemen. Dit bevestigt de eerdere adviezen van SURF en SIVON. Het ministerie benadrukt dat scholen de instellingen van Google Workspace moeten aanpassen volgens de handleiding van SURF en SIVON. Deze handleiding biedt duidelijke stappen om de beveiliging te optimaliseren en de privacyrisico’s te minimaliseren.
SURF en SIVON hebben vier jaar lang onderzoek gedaan naar de manier waarop persoonsgegevens binnen Google Workspace en Chrome OS in het onderwijs en onderzoek worden gebruikt. Dit traject omvatte zowel technische als juridische aspecten. De continue dialoog met Google heeft geresulteerd in verbeterde privacyvoorwaarden en aangepaste functies die specifiek gericht zijn op de behoeften van het Nederlandse onderwijs.
Door te kiezen voor de betaalde versie van Google Workspace en de juiste beveiligingsmaatregelen te nemen, kunnen scholen de privacyrisico’s aanzienlijk verkleinen. Zo kunnen zij persoonsgegevens beschermen en de Europese privacywetgeving analeven.
De betaalde versie biedt niet alleen betere beveiligingsopties, maar ook een reeks extra functies die het gebruik van Google Workspace in het onderwijs verder kunnen verbeteren. Denk hierbij aan geavanceerde beheeropties, uitgebreide support en meer flexibiliteit in het beheer van gebruikers en gegevens.
Een veilige digitale leeromgeving is van onschatbare waarde in het huidige onderwijslandschap. Door te investeren in de juiste tools en maatregelen, kunnen scholen niet alleen voldoen aan de wettelijke eisen, maar ook een veilige en betrouwbare omgeving bieden voor zowel leerlingen als personeel. Dit draagt bij aan een positieve leerervaring en helpt scholen om hun educatieve doelen te bereiken zonder in te boeten op het gebied van privacy en gegevensbescherming.
Het is belangrijk dat scholen zich blijven aanpassen aan de snel veranderende technologische omgeving. Nieuwe ontwikkelingen en bedreigingen op het gebied van gegevensbeveiliging vereisen een continue herziening en verbetering van de gebruikte IT-tools en -procedures. Door een proactieve en bewuste benadering van gegevensbescherming te hanteren, kunnen scholen zich voorbereiden op toekomstige uitdagingen en ervoor zorgen dat hun digitale leeromgeving altijd up-to-date en veilig is.
Om meer te lezen over het veilige gebruik van Google Workspace, raden we je aan dit artikel op SIVON of op SURF te lezen.
WORD LID
Met Onderwijscommunity maken we het werkveld iedere dag een stukje beter en mooier. Meld je gratis aan als lid, maak verbinding, haal én breng kennis, maak je eigen ledenprofiel, connect met andere leden en meer.
PUBLICEER
Heb je een uniek en interessant artikel geschreven en denk je dat deze interessant kan zijn voor de leden van Onderwijscommunity? Stuur deze dan in via het formulier en wij gaan er mee aan de slag.
